Оформление таблиц – это важно, это многое говорит о человеке, его карьере, его знаниях и опыте. Хорошее оформление – это красиво, но главное, повышает скорость работы и снижает количество ошибок.
Это несколько простых советов, которые сделают ваши таблицы понятнее и упростят работу с ними вам и коллегам.
Указывайте единицы измерения: Всегда пишите единицу измерения в заголовках колонок или строк (например, «миллионы долларов США»), чтобы избежать недопонимания. Приводите все к использованию одной валюты.
Удобный нейминг файлов: Придумывайте понятные имена файлов, включающие краткое описание содержимого, дату и номер версии. Например, используйте формат «StudioName – PnL – 2025-02-5 – v1.xlsx». ИМХО, уже можно не заменять пробелы символами, и не называть файлы так “фин_отчет_2003-12-31_v1.xlsx”. Добавляйте в начало названия указание о том, внутренняя это версия или внешняя, например – «[INTERNAL] StudioName – PnL – 2025-02-5 – v1.xlsx». Кстати, ставить в конце имени файла “_final” не имеет смысл, уверяю, всегда будет еще одна новая уже точно почти “_final_final.” (Альтернативный вариант тоже ОК – 2024-12-31_InvestGame_Profit&Loss_vDRAFT_v1.xlsx)
Короткие имена для вкладок: Именуйте вкладки коротко, но ясно. Вкладок бывает много, скролить горизонтально неудобно.
Используйте только сложение: Применяйте в формулах только операцию сложения. Если нужно вычитать, вводите соответствующие значения как отрицательные – это упрощает проверку вычислений. В идеале, отрицательные значения должны быть в скобках. Делать нужно с помощью специального форматирования чисел – #,##0.00;(#,##0.00). Традиция еще из бухгалтерского учета. Например, -100, будет (100) красным цветом.
Определите цель таблицы: Четко сформулируйте, какую информацию или расчёт вы хотите показать, чтобы таблица отвечала своей задаче. “Я хочу показать, что $300 тысяч инвестиций хватит, чтобы за 2 года выйти на окупаемость, а за 3 на выплату первых дивидендов.”
Создайте страницу с параметрами: Разместите отдельную страницу с такими значениями, как курс валют, процент налога, доля выручки и т.д. Это облегчит обновление данных и анализ разных сценариев. Не используйте “волшебные числа.” Если вы где-то вдруг просто умножаете на 0.92, то лучше сделайте параметр “Exchange Rate (USD/EUR)” = 0.92.
Не злоупотребляйте цветами: Используйте цвета умеренно – выделяйте, например, только итоговые значения. Если делаете заливку, выбирайте мягкие оттенки, чтобы не отвлекать внимание от данных. Используйте только 2-3 цвета.
Разбивайте формулы на операции: Структурируйте расчёты так, чтобы каждая ячейка выполняла только одну операцию. Это делает формулы прозрачнее и проще для проверки.
Связывайте таблицы между собой: Если в файле несколько таблиц, настройте их взаимосвязь, чтобы изменения в одной автоматически отражались в другой. НО ВСЕГДА удаляйте внешние связи в таблицах.
Применяйте разделители тысяч и сокращения: Форматируйте числа с разделителями тысяч, чтобы большие цифры было легче читать. Сокращайте большие числа до миллиардов, миллионов и тысяч для, там где это уместно.
Закрепляйте заголовки: Используйте функцию закрепления заголовков строк и столбцов, чтобы они всегда оставались видимыми при прокрутке.
Давайте понятные заголовки строкам и столбцам: Выбирайте ясные и точные заголовки для колонок и строк, избегая неинформативных аббревиатур. Почти всегда вы сможете найти общепринятые определения и названия, которые и нужно использовать. Например, вместо “Profit”, укажите точнее – “Net Profit” or “Gross Profit.”
Избегайте объединения ячеек: Не объединяйте ячейки без крайней необходимости, так как это может нарушить логику данных, но главное почти наверняка в будущем сильно усложнит редактирование таблицы.
Добавляйте пояснения к сложным расчётам: Используйте примечания для объяснения ключевых расчётов, указывайте источники данных и важные предположения.
Выбирайте удобный шрифт: Применяйте хорошо читаемые шрифты, которые есть “из коробки” и на Windows и на MacOS. Например, Arial или Verdana.
Попросите коллег дать фидбек: Перед отправкой особо важных файлов покажите коллегам, чтобы собрать обратную связь и выявить возможные ошибки. Знаю, звучит банально, но работает 100%.
Группировка строк: В дейтсвительно больших таблицах применяйте функцию группировки для сворачивания длинных списков, делая таблицу более компактной.
Выравнивайте текст в ячейках: При оформлении таблицы придерживайтесь следующего принципа: числовые данные (суммы, проценты, даты) выравнивайте по правому краю для удобного сравнения и суммирования, текстовую информацию (названия, комментарии) — по левому краю для лучшей читаемости, а заголовки колонок центрируйте для создания визуального баланса. Не забывайте про настройки переполнения текста в ячейке и выравнивание текста по вертикали.
Изучите полезные инструменты: Я крайне вам рекомендую изучить такие инструменты (есть и в Google Sheets и в Excel) – сводные таблицы, условное форматирование, регулярные выражения, sparklines, плагины для работы с GPT.
Журнал изменений: если это какая-то постоянно обновляемая и\или использующаяся таблица, то заведите правило всем участникам фиксировать важные обновления на специальной вкладке, чтобы отслеживать историю правок и версий.
Не покупайте шаблоны: не тратьте деньги на покупку шаблонов. Таблица должна натягиваться на вашу идею, а не ваша идея на таблицу. Это деньги на ветер.
Что почитать по теме
— The Visual Display of Quantitative Information (эту я считаю ТОП1)
Excel 2019 Bible
— Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data
— Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals
— The Big Book of Dashboards: Visualizing Your Data Using Real-World Business Scenarios, Steve Wexler, Jeffrey Shaffer и Andy Cotgreave
PS. Первый электронный редактор таблицы вышел в 1979 для Apple II, назывался VisiCalc. Первая версия Microsoft Excel была выпущена в 1985.